Nachdem das Bundesfinanzministerium (BMF) ein Schreiben zu den „Aufzeichnungspflichten“ der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zunächst Ende Juli 2019 zurückgezogen hatte, wurde es nunmehr nochmals geringfügig aktualisiert und jetzt neu veröffentlicht. Unter anderem wurden dort folgende interessante Neuerungen aufgenommen:
– Auch Cloud-Technologien sind zukünftig uneingeschränkt verwendbar, wenn sie die übrigen GoBD-Anforderungen erfüllen.
– Ausdrücklich ist jetzt klargestellt, dass im Rahmen der elektronischen Aufbewahrung neben dem Scannen künftig auch das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone erlaubt ist.
– Bei einer Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format kann unter bestimmten Voraussetzungen auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung verzichtet werden.
Inkrafttreten
Das BMF-Schreiben ist mit Wirkung vom 1. Januar 2020 an die Stelle des BMF- Schreibens vom 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl I 2014, 1450 getreten. Die übrigen Grundsätze dieses Schreibens sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen. Die Finanzverwaltung beanstandet es jedoch nicht, wenn der Steuerpflichtige diese Grundsätze bereits auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1. Januar 2020 enden.
Hinweis
Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden. Das BMF hat ebenfalls mit Schreiben vom 28. November 2019 ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Mit diesem sollen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen eine Hilfeleistung bei der Datenträgerüberlassung erhalten, da diesen die angeforderten Strukturinformationen regelmäßig nicht bekannt sind. Die Ausführungen umfassen neben dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung, die Digitale Lohnschnittstelle ergänzend weitere unterstützte Datenformate der Prüfsoftware. Ein Schreiben des BMF und ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung können auf www.kfz-bw.de unter Mitglieder / Unser Service für Mitglieder / Downloads / Monatsdienst heruntergeladen werden.
(321-09/Julia Cabanis)